Så tycker kommuner om modulupphandlingar

31 augusti 2023

Vi på Indus är vana vid att leverera skolmoduler till kommuner. Genom åren har vi varit med i mängder av upphandlingar och på nära håll kunnat se de utmaningar som upphandlare ställs inför när en ny skolbyggnad behöver komma på plats under tidspress. Vi blev nyfikna på att veta mer.

Därför har vi genomfört intervjuer med företrädare för totalt 14 svenska kommuner med insyn i modulupphandlingar. Fram träder en bild av brister i kravställning och uppföljning samt att få av de som faktiskt berörs av upphandlingen är med och påverkar den. Det är också tydligt att pris går före hållbarhet och låg energiförbrukning när svenska kommuner genomför sina modulupphandlingar.

Vi tror att dessa brister går att lösa. Bättre kravställningar ger bättre upphandlingar. I det här blogginlägget benar vi ut kommunernas svar och ger våra bästa tips på hur modulupphandlingen blir lyckad.

Vikten av rätt krav vid upphandlingar

Offentliga upphandlingar fyller en viktig funktion i ett demokratiskt samhälle. Med kravställning och anbud är offentliga upphandlingar till för att motverka korruption och svågerpolitik.

Men för att resultatet ska bli lyckat ställs höga krav på de som ställer kraven. Inte minst när det kommer till upphandlingar av moduler.

Vi har intervjuat anställda från 14 olika svenska kommuner. Intervjuerna har gjorts i syfte att identifiera kommuners utmaningar och problem vid modulupphandlingar.

Samtliga intervjuade har god insyn i hur modulupphandlingar genomförs i respektive kommun och bland de intervjuade finns bland annat följande befattningar:

• Tekniska chefer
• Fastighetschefer
• Projektområdeschef
• Fastighetsförvaltare
• Byggprojektledare
• Inköpssamordnare
• Projektledare
• Lokalförsörjningschef

Få som berörs är med och bestämmer

De intervjuade är överens om att en rad personer och roller i kommunen på olika sätt påverkas av en modulupphandling. Det gäller bland annat politiker, kommunledning, utbildningsförvaltning, hållbarhetsansvariga, lokalansvariga och upphandlare. Även fastighetschefer, förvaltare, driftspersonal, vaktmästare, rektorer, lärare, elever och föräldrar berörs.

Ett slående faktum som de intervjuade lyfter är att endast runt en tredjedel av de roller som berörs av upphandlingen är med och påverkar den. Dessa personer är involverade i målsättning och kravställning vid en modulupphandling. Övriga får förhålla sig till vad den mindre gruppen bestämmer.

Det säger kommunerna om modulupphandlingar

Följande citat är ett axplock av vad de intervjuade berättat:

”Brukarna i skolpaviljonger har mycket små möjligheter att påverka i en paviljongupphandling”

”Generella hållbarhetsmål finns för staden men det gäller inte för modulupphandlingar”

”Vi kan inte modulupphandlingar och då frågar vi våra konsulter – men de kan ju inte heller!”

”Dåligt engagemang och intresse från utbildningsförvaltningen gör att de ibland kommer för sent med krav”

”Om det är kris och vi snabbt måste lösa lokalbehovet hinner vi inte alltid sätta mål”

”Vi gör inte uppföljningar på hur kraven uppfyllts”

Slutsatser

Utifrån våra intervjuer går det att dra ett antal slutsatser kring kommunernas modulupphandlingar.

Brister i kravställning

Flera av de intervjuade lyfter olika typer av brister i kravställningen som kommunerna ger. Det handlar både om orealistiska krav och krav som inte fångar upp brukarnas behov.

Orealistiska krav kan leda till skräddarsydda lösningar som både blir dyra och tar lång tid att genomföra. Krav som inte fångar upp brukarnas behov riskerar att leda till missnöjdhet ute i verksamheten och i värsta fall extra kostnader för att åtgärda problemen längre fram.

Pris går före hållbarhet

En av Indus kärnfrågor är att hållbarhet bör prioriteras upp i kravställningen när offentliga upphandlingar av moduler genomförs. Vi jobbar aktivt för högre och bredare krav i upphandlingar som bidrar till att våra kunder når sina klimatmål. Av intervjuerna med de 14 kommunerna framgår att frågor om hållbarhet än så länge får stå tillbaka i modulupphandlingar.

Av de intervjuade kommunerna har 90 procent styrdokument för miljö, klimat och hållbarhet – men endast var femte kommun tar hänsyn till hållbarhetsstrategier eller involverar hållbarhetsansvarig i modulupphandlingar. Ingen av kommunerna ställer heller några energikrav utöver BBR-krav.

Vi är övertygade om att det går att kombinera kvalitet och hållbarhet med priser som inte rusar i väg. Genom att ta ett helhetsgrepp om hållbarhetsfrågor i kravställningen ger man dessutom verksamheten bättre förutsättningar att både prestera och trivas på kort och lång sikt.

Få mäter och utvärderar

Flera av de intervjuade berättar att de sällan utvärderar eller följer upp resultatet av en modulupphandling. En del beskriver att tidsbrist bidrar till att de inte hinner definiera mål för hur en lyckad upphandling ser ut. Utan tydliga mål blir utvärderingen svår att genomföra.

Så blir modulupphandlingen lyckad

Vi på Indus hjälper gärna till att prioritera rimliga mål och krav utifrån kostnad och kvalitet. Vi beräknar priser och tidsplaner för beslut om att fortsätta eller avstå. Med oss som leverantör av moduler kan ni spara upp till 14 veckor av processen.

Här följer våra bästa tips till kommuner som vill lyckas med sin nästa modulupphandling:

• Ta rätt hjälp tidigt i upphandlingsprocessen
• Identifiera och involvera påverkare och intressenter
• Sätt mål för en mycket lyckad upphandling
• Kravställ kvalitet i stället för enbart lägsta pris
• Följ upp mål – säkerställ att ni fått önskat resultat
• Ta med erfarenheterna i nästa upphandling

Behöver ni hjälp inför en modulupphandling? Rådfråga oss gärna!